‘Die trainees doen alleen maar fun projecten’

Wat doen wij nu eigenlijk als trainee? Sommige mensen verwarren ons met stagiair(e)s, andere denken dat we alleen de ‘fun’ projecten oppakken en weer andere weten exact wat wij doen.

Nee, we zijn geen stagair(e)s, en om ook maar de meest gestelde vraag direct te beantwoorden; ja we krijgen gewoon een normaal salaris, voor een normale baan. Het werk dat we doen is dan ook niet veel anders dan dat van onze andere collega’s. Je zou het heel erg kunnen vergelijken met projectmanagement. Alleen komen wij niet uit ‘gemeenteland’ en moeten wij nog een beetje leren hoe het reilen en zeilen hier in het hoge noorden werkt. Verder wisselen we elk halfjaar van project. Op deze manier leren we in sneltreinvaart wat voor werkzaamheden goed bij ons passen en waar wij het beste tot ons recht komen.

‘Ik heb geen idee wat zij doen‘

Omdat we niet in een specifiek team werken samen met andere collega’s en omdat we bij gemeente Hollands Kroon veel vrijheid hebben om thuis te werken, is het soms lastig voor onze collega’s, vrienden/familie en andere mensen om te snappen wat ons nu precies de hele dag bezighoudt. We krijgen dan ook wel eens opmerkingen te horen zoals: ‘Die trainees doen alleen maar leuke dingen de hele dag’ of ‘ik heb eigenlijk geen idee wat zij nou doen’.

Gewoon hard werken

Wat mensen vaak niet zien, is dat we tussen alle leuke blogs, video’s en uitstapjes die je ziet op onze website, we ook onwijs veel projecten uitvoeren. En geloof me, dat is gewoon hard werken. Voor mensen die deze blog lezen en in de toekomst graag willen solliciteren op het traineeship bij gemeente Hollands Kroon: het is onwijs leuk, maar er komt ook veel op je af, dus zorg ervoor dat je veel ballen tegelijk kunt hooghouden.
Om jullie een beter beeld te geven van onze werkzaamheden zullen we hieronder bespreken welke projecten wij het afgelopen halfjaar (september 2019-maart 2020) hebben opgepakt.

Dit deden wij het afgelopen halfjaar

Elk halfjaar krijgen we nieuwe projecten om uit te voeren. We krijgen meerdere groepsprojecten en ieder krijgt ook een eigen individueel project. De groepsprojecten bestonden uit projecten genaamd: ‘Gemeentelijke Dienstverlening’, ‘Smart City’ en ‘Visueel Communiceren’. Nu hoor ik je al denken, ‘oké en dat is?’ We leggen het je hieronder graag uit.

Gezamenlijke projecten

Gemeentelijke dienstverlening

Ter introductie van ons traineeship moesten wij in gesprek met alle teams binnen gemeente Hollands Kroon om erachter te komen wat zij precies doen op het gebied van gemeentelijke dienstverlening en hoe dit mogelijk nog zou kunnen verbeteren. We hebben dagen meegelopen met verschillende teams en dit gaf ons ook gelijk een goed beeld van alle teams in de organisatie en wat zij nu precies doen. Uiteindelijk hebben we een advies gegeven over wat er nog verbeterd kon worden aan de gemeentelijke dienstverlening en hierop zijn actiepunten opgesteld.

Smart City

De opdracht was om meerdere ideeën te verzinnen over hoe we het ‘Smart City’ principe kunnen toepassen in onze plattelandsgemeente. Met andere woorden, wat kunnen wij doen om activiteiten meer data gedreven op te lossen. Hiervoor hebben wij verschillende concepten verzonnen en uitgewerkt. Deze hebben wij vervolgens gepitched voor een jury en uiteindelijk gingen we met de twee beste ideeën aan de slag. Samen met een aantal andere gemeenten hebben we ons bezig gehouden met het realiseren van software voor ‘slimme camera’s’ in auto’s, die allerlei objecten kunnen herkennen. Zo kunnen we in de toekomst bijvoorbeeld detecteren waar volle vuilnisbakken staan, waar modder op de weg ligt of waar gebouwd wordt, door er simpelweg langs te rijden. Bekijk hier een video van hoe de modderdetectie precies werkt.

Daarnaast hebben we ons ook gericht op het verbeteren van de biodiversiteit in de gemeente. Het gaat namelijk niet zo goed met de bloemetjes en de bijtjes in Nederland. Terwijl zij wel van levensbelang zijn! Op basis van verschillende databanken wordt straks een nulmeting gemaakt van de biodiversiteit in gemeente Hollands Kroon. Zodra we deze nulmeting hebben kunnen we allerlei acties uitzetten om de biodiversiteit te verbeteren. Ook wordt het in de toekomst mogelijk om ‘maaischema’s’ te maken. Hiermee kan de buitendienst precies zien waar ze wel en niet moeten maaien omdat er bijvoorbeeld speciale bloemen zijn geplant die insecten aantrekken.

Visueel Communiceren

Als je zonder moeite bent beland bij deze zin in de tekst, dan sta je er waarschijnlijk niet bij stil dat het lezen van deze tekst niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Laaggeletterden doen soms dagen over het lezen van lastige gemeentelijke brieven, als het ze al lukt. Daarom zijn we hier mee aan de slag gegaan. Aan ons de taak om de brieven van de gemeente Hollands Kroon zo vorm te geven dat deze gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen. Ook alle tekst is herschreven op B1 niveau. Dit is voor bijna iedereen te begrijpen. We zijn nog bezig om het nieuwe format te implementeren in alle brieven, maar we zijn hard op weg naar begrijpelijke brieven voor iedereen!

Individuele projecten

Naast de projecten die we uitvoeren als groep, heeft ieder ook zijn eigen project. Hieronder vind je meer informatie over het eerste project dat elke trainee heeft uitgevoerd.

Claudia en de Zwerfafval Challenge

Zwerfafval is een probleem, overal in Nederland, dus ook in Hollands Kroon. Mijn opdracht was om een creatieve manier te verzinnen om van het zwerfafval af te komen en hierbij de kinderen in onze gemeente te betrekken. Goede educatie staat namelijk aan het begin van het voorkomen van het zwerfafval. Echter is de huidige educatie over zwerfafval vaak saai en uit de tijd. Aan mij de schone taak om iets nieuws te bedenken. Zo was dus de Zwerfafval Challange geboren!

Een game app waarbij je real-life zwerfafval moet verzamelen en hiervoor punten kunt behalen in de app. Kinderen van verschillende scholen kunnen tegen elkaar strijden om wie het meeste zwerfafval op haalt. Natuurlijk zijn er ook leuke prijzen te winnen. De zwerfafval app wordt op dit moment ontwikkeld. In de afgelopen maanden zijn we enorm druk geweest met alles wat er bij het ontwikkelen van een app komt kijken; het vormgeven van de app, de aanbesteding, de financiële middelen regelen, partners en noem het maar op. Er komt onwijs veel bij kijken voordat een app in gebruik genomen kan worden. Naar verwachting zal de Zwerfafval Challenge in oktober dit jaar van start gaan.

Astrid Op Kop

In de Kop van Noord-Holland werken de vier gemeenten met elkaar samen aan een gezamenlijk doel: iedereen ervan overtuigen hoeveel kansen er in deze regio zijn om te leren, werken en wonen. Een nieuw platform genaamd Op Kop zou deze boodschap gaan uitdragen. In januari 2020 zou het platform officieel gelanceerd moeten worden en toen ik startte in oktober aan dit project wist eigenlijk nog niemand wat Op Kop was. Aan mij de taak om ervoor te zorgen dat er een goed lanceringsevenement kwam waar de juiste mensen aanwezig waren. Hoe mij dit is afgegaan en wat ik hier allemaal voor heb gedaan in een paar maanden kun je lezen in de blog die ik hierover heb geschreven of check de video van het evenement.

Joost: data gedreven werken in de strijd tegen ondermijning

Ondermijning is een groeiend maatschappelijk probleem in Nederland en daarmee ook in Hollands Kroon. De exacte definitie van ondermijning laat zich echter moeilijk in één zin samenvatten, maar grofweg betekent het de vermenging van de onderwereld en de bovenwereld. Hierbij kun je denken aan het witwassen van geld, de productie en handel van drugs, maar ook aan mensenhandel en afpersing van ambtenaren. Mijn opdracht bestond uit het inventariseren wat er nodig is voor het opzetten van een zogenaamd Veiligheidsinformatieknooppunt. Hierbij was het de bedoeling dat regionaal met vier buurgemeenten door middel van data gedreven werken (het slim combineren van gemeentelijke data) ondermijning inzichtelijk gemaakt kon worden om vervolgens ondermijnende criminaliteit gericht en snel aan te kunnen pakken.

Helaas trokken de aangesloten gemeenten zich vanwege uiteenlopende redenen terug uit het project en veranderde mijn aanspreekpunt en trekker van het project ook nog eens van baan. Het was dus flink schakelen ineens! Uiteindelijk werd besloten om binnen Hollands Kroon door te gaan. Hierdoor ontstond er opeens veel ruimte om zelf invulling te geven aan het project. Zo deed ik een intern onderzoek naar de huidige kennis en situatie van ondermijning binnen Hollands Kroon. Daarnaast deed ik onderzoek naar hoe andere gemeenten data gedreven werken. Een interessant en waardevol werkbezoek met Team Data aan de gemeente Zaanstad (koploper op het gebied van data gedreven werken) leverde uiteindelijk de basis op voor een model dat gevolgd kan worden om (meer) data gedreven te werken binnen Hollands Kroon.

Émilie: Harmonisatie huurprijzen sporthallen en gymzalen

Hollands Kroon is een fusiegemeente. De voormalige kernen beschikken allemaal over verschillende sportgelegenheden die gehuurd kunnen worden. De huurprijzen hiervan zijn voor de fusie vastgesteld en daarom liepen deze prijzen per kern behoorlijk uiteen. Na de fusie waren de huurprijzen nog niet met elkaar afgestemd en moest uitgezocht worden wat een eerlijke prijs zou zijn om te vragen voor de verhuur van deze sportzalen. Ik ging hier vrolijk mee aan de slag. Dit bleek best ingewikkeld. Niet alleen is er weinig informatie over waarom welke prijs gekozen was in de tijd dat deze was vastgelegd, ook moest er natuurlijk een degelijk communicatieplan worden geformuleerd om de belanghebbenden in het plan mee te nemen.

Om een zo eerlijk mogelijke prijs vast te leggen bestond deze opdracht uit verschillende fasen. Eerst heb ik onderzoek gedaan naar de benchmark: wat vragen verschillende omliggende gemeenten voor de verhuur van hun sporthallen en gymzalen? Daarna ben ik op pad gegaan om de zalen in onze gemeente te bezoeken. Verder heb ik een informatieavond georganiseerd om de vaste huurders van de zalen in Hollands Kroon te vragen naar hun input. Uiteindelijk heb ik al deze informatie gewogen om een raadsvoorstel te schrijven met mijn voorstel. Tijdens de (digitale) raadsvergadering van april 2020 is het voorstel ingestemd. Dit betekent dat de prijzen van de gymzalen en sporthallen in Hollands Kroon per januari 2021 rechtgetrokken worden.

David en klantreizen

In Nederland zijn de inwoners altijd tevreden met de werkzaamheden van de overheid, provincies en gemeenten. Alle producten en diensten die geleverd worden zijn zo goed als optimaal dus verdere ontwikkeling van deze producten en diensten waar ze met een kritische blik worden geëvalueerd is niet nodig! Dit is natuurlijk niet waar. Dit is een utopie en zal voorlopig ook niet (zeg nooit nooit) bereikt worden. En dat is maar goed ook, want dan zou er veel minder te doen zijn voor ons ambtenaren.

De VNG heeft de module ‘’klantreizen’’ opgezet om gemeentes te ondersteunen hun producten en diensten te evalueren en optimaliseren. De essentie is in gesprek gaan met de inwoners (klant). Hoe hebben zij een specifiek dienst of product van de gemeente ervaren? Was het duidelijk? Wat moesten ze allemaal doen? Werd er duidelijk en tijdig gecommuniceerd vanuit de gemeente? Waren wij begripvol? Etc… Je stapt als het ware als een onwetende het gesprek in en wilt alles van begin tot eind weten. Vervolgens organiseer je een sessie waarin je met een groep collega’s de klantreis in kaart brengt (zie foto) en ten slotte oplossingen zoekt voor de negatief ervaren momenten. Samen met team Online heb ik me in de module verdiept en wij hebben hier een Webinar over gegeven. Hierin leggen wij precies uit hoe je een klantreis kan uitvoeren. Ook hebben wij samen de klantreis ‘’verhuizing doorgeven’’ uitgevoerd. Voor onze inwoners bleek dit een goedlopende reis, maar zelfs hier kon er wat bijgeschaafd worden. In het vervolg zal het traject van klantreizen voort gezet worden met andere producten/diensten die de gemeente levert om te kijken wat we nog kunnen verbeteren.

Cas en de Belbusvereniging

Hollands Kroon is qua oppervlakte één van de grootste gemeenten in Nederland met 22 kernen en grote afstanden hiertussen. Nadat de OV-taxi in december 2010 stopte met haar dienstverlening in de Kop van Noord-Holland, was het gevolg dat reizigers die afhankelijk waren van deur-tot-deur vervoer geen goedkoop alternatief meer tot hun beschikking hadden. Om deze doelgroep toch te voorzien van goed vervoer en om de doelgroep vitaal te houden is de Belbusvereniging in het leven geroepen.

Voor mijn eerste individuele opdracht had ik in tegenstelling van mijn mede-trainees een opdracht die onafhankelijk moest worden uitgevoerd. Ik stond als het ware los van Hollands Kroon en had ik de taak om voor de toetsingskamer van Hollands Kroon een toetsing te doen op de Belbusvereniging. Ik moest toetsen op de kostenontwikkeling, het bereik en de bezetting van de Belbusvereniging. Dit onderzoek deed ik in samenwerking met de concerncontroller van Hollands Kroon.

Als een soort van accountant heb ik alle documentatie kritisch bestudeerd en alle betrokken partijen moeten interviewen om vervolgens tot een volledig toetsingsrapport met conclusies en aanbevelingen te komen. Dit rapport lag tot verkort voor de bestuurlijke hoor en wederhoor bij het college en zal binnenkort aan de raad worden overhandigt. Ik ben benieuwd hoe dit zich verder gaat ontwikkelen.  

En wat doen we nu?

Bovenstaande projecten zijn inmiddels zo goed als afgerond en vanaf afgelopen maart zijn we begonnen aan nieuwe gezamenlijke- en individuele projecten. Helaas heeft de corona periode er voor gezorgd dat een aantal projecten behoorlijk uitgesteld zijn, maar dat is nu even niet anders. Verwacht rond september weer een nieuwe update over de projecten waar we nu mee bezig zijn!

Liefs de trainees